Datamigratie, wat is dat eigenlijk?

Op tafel ligt een transitieplan. Er is sprake van een overname, fusie, insourcing, outsourcing of IT-vernieuwing. Dat er data van A naar B moet is wel duidelijk. Onze IT-afdeling maakt een interface en hup overzetten maar. Meer kan het toch niet zijn? Wellicht valt het mee. We reserveren een voorlopig budget. Of is het toch complexer en risicovoller? Wat is de impact van informatieverlies, operationele achterstanden, lapwerk achteraf, gaten in de rapportages of nog erger, reputatieschade en klantverlies? Eigenlijk weten we het niet en daarmee is het dus een risico. Zowel voor de haalbaarheid van het transitieprogramma als de productie daarna.

Om dit risico te reduceren is een datamigratievooronderzoek noodzakelijk: eerst kijken, dan oversteken! Dit artikel gaat in op de specifieke onderdelen binnen dit vooronderzoek. Dit artikel is bedoeld voor (beoogde) project-  of programmamanagers van een transitieprogramma of datamigratieproject. Een datamigratievooronderzoek vormt het fundament voor een succesvolle datamigratie!

Een datamigratievooronderzoek stelt de scope scherp, bepaalt de strategie en bevat het controleplan voor de datamigratie. Tot slot, het vooronderzoek onderbouwt het budget en geeft een realistische integrale planning. Hieronder wordt achtereenvolgens ingegaan op deze onderdelen.

Datamigratiescope

In de scope stellen we scherp wat er wèl, maar vooral ook wat er nièt gemigreerd gaat worden. We doen dit door het stellen van een aantal vragen vanuit de volgende gezichtspunten:

Businesstransitie
Waar gaat de transitie over? Als een portefeuille wordt overgenomen, begrijpen we dan de diversiteit? Worden producten geharmoniseerd? Is er voldoende inzicht in de historie van de te migreren portefeuille? Onderkennen we inherente transitie complexiteit, zoals een kanteling van een product- naar klantgerichte operatie?

Informatie
Vanuit de nieuwe systemen & processen wordt geïnventariseerd welke informatie in ‘brede zin’ vereist is. Dit bepaalt straks welke data en welke historie daadwerkelijk gemigreerd wordt. Klanten, producten, overeenkomsten, transacties, voorwaarden, autorisaties, compensaties, tegoeden, et cetera, et cetera. Zijn er t.a.v. rapportages aanvullende eisen? Wat is niet beschikbaar in de bronnen? Waar moet het dan vandaan komen? Wat is migratie en wat configuratie? Wat kan handmatig – wat moet automatisch. Welke historie moet over, of komt er een archief? Welke systemen in het achterland worden geraakt? Voor de kwaliteit en volledigheid van de scope is gedegen businesskennis doorslaggevend.

Migratielandschap
Welke doelsystemen wordt met welke data gevoed? Let op! Dat hoeft zich niet te beperken tot de primaire, voordehand liggende systemen. Referenties tussen applicaties bijvoorbeeld, moeten gegarandeerd worden. Vaak lopen er gelijktijdig parallelle verandertrajecten. Zijn deze onderlinge afhankelijkheden duidelijk? Daarna bepalen we welke informatie van welke bron – naar welk doel stroomt. Dit geheel vormt het migratielandschap.

Processen
Rondom het migratiemoment worden lopende bedrijfsprocessen door gesneden. De impact van cut-over issues worden in kaart gebracht. Immers, elk proces dat niet vooraf afgerond– of uitgesteld kan worden tot na de migratie is extra complexiteit. Het is van belang om al vroeg de impact te onderkennen, bijvoorbeeld voor klanten.

Data
Vanuit dit gezichtspunt is het van belang de actualiteit en kwaliteit van de beschrijving van de data te beoordelen. Vastgesteld wordt welke informatie in welke tabellen staat, zowel aan doel- als aan bronkant. Op basis van deze inventarisatie wordt bepaald in hoeverre de brondata de informatiebehoefte afdekt (FIT-GAP) en hoeveel tabellen en attributen aan de doelkant gevuld moeten worden. Dit is in hoge mate bepalend voor het aantal transformaties. Het daadwerkelijk beschikbaar hebben van de brondata blijkt in deze fase vaak niet haalbaar. Data-analyses en een ‘eerste’ beoordeling van de datakwaliteit wordt dan uitgesteld tot een vervolgfase van het project.

Datamigratiestrategie

De datamigratiestrategie beschrijft hoe de feitelijke datamigratie uiteindelijk wordt uitgevoerd. Gaat alle data in een keer over – ‘Big-bang’ of gaat de data in tranches over – bijvoorbeeld per product, organisatie of klantgroep? Wat zijn de tijdlijnen waarbinnen het moet plaatsvinden? Een strategie waarbij tijdens de datamigratie de ‘winkel open blijft’ ziet er wezenlijk anders uit dan de migratie waarbij de winkel van vrijdagavond tot maandagmorgen dicht is. Soms staat een datamigratie niet op zichzelf maar zijn er parallelle transities. Alles moet als een klokwerk ingericht worden. De datamigratiestrategie bepaalt de voorwaarden, kaders en afhankelijkheden.

Controleplan

Wanneer is de migratie een succes en wat mag er vooral niet mag gebeuren? Een controleplan omvat hiervoor de kwaliteitseisen en tegenmaatregelen. Hieronder vallen de dynamische controles, het testen van het nieuwe systeem en rapportages met gemigreerde data, en ook de maatregelen waarmee de volledig-, correct-, en betrouwbaarheid van gemigreerde data wordt aangetoond. Samen met eventuele specifieke aanvullende maatregelen resulteert dit in een integraal controleplan.

Planning en Calculatie

Een realistische calculatie (tijd & geld) wordt gemaakt voor de ontwikkeling en uitvoering van de datamigratie. Deze calculatie is gebaseerd op de scope, strategie en het controleplan. Data eXcellence maakt hierbij gebruik van benchmarks. Deze benchmarks zijn gebaseerd op tientallen succesvol uitgevoerde projecten. Tevens worden indicaties afgegeven voor aanpalende activiteiten zoals dataschoning. Met een goede inschatting en mijlpalen wordt een realistische planning opgesteld, met de daarbij behorende risico’s en maatregelen.

Tot slot

Het uitvoeren van een datamigratievooronderzoek vereist datamigratie-knowhow en een bewezen track-record. Maar vooral ook kennis van de branche en de bedrijfsvoering. Datamigratie is niet slechts een technische exercitie.

Diepgang en duur van het vooronderzoek zijn aan elkaar gerelateerd. De algemene richtlijn is een doorlooptijd van 6 weken waarin een reeks workshops en interviews worden gehouden. Het resultaat van het vooronderzoek is een rapport, dat het fundament vormt voor de realisatie. Bovendien kan dit rapport in de vorm van een Programma van Eisen als basis dienen voor de aanbesteding van de datamigratie.

Als het datamigratie speelveld vanuit deze gezichtspunten in kaart is gebracht, kan er met vertrouwen veilig worden overgestoken.

Meer weten?